Monthly Archives: april 2014

Beter kennismanagement door olifantenpaadjes

Olifantenpaadjes 2

Ik ben gek op olifantenpaadjes. Je kent ze vast wel, van die paadjes die ontstaan doordat mensen de weg afsnijden. Vaak dwars over het grasveld. Olifanten schijnen heel goed te zijn in afsnijden, vandaar de naam. Ik vind ze prachtig, ze zijn een zichtbaar voorbeeld dat mensen zich niet zomaar laten sturen en zelf hun optimale weg kiezen.

Het grappige is dan ook dat bestuurders zich nogal eens met man en macht verzetten tegen olifantenpaadjes. Ik fiets bijvoorbeeld vaak langs een park in Deventer. Er is natuurlijk een officieel fietspad het park in. Maar ja, dat is natuurlijk niet altijd de kortste weg. Er waren dan ook tal van olifantenpaadjes. De gemeente vond deze paadjes blijkbaar niet zo’n goed idee, want opeens stond er BAM een enorm houten hek, dwars over al die olifantenpaadjes heen. Natuurlijk ontstonden er in no-time weer nieuwe olifantenpaadjes, precies om het hek heen. Zo gaat dat. Wat het precieze doel van het hek ook was, uiteindelijk hebben ze een deel van die olifantenpaadjes maar geasfalteerd en tot officiële weg verklaard. Ik grinnik nog steeds als ik er langs fiets.

Olifantenpaadjes zijn geweldig

Ook in bedrijven heb je tal van olifantenpaadjes. En daarmee bedoel ik niet alleen de sluiproute naar de koffieautomaat of de nooddeur naar het dakterras. Ik bedoel de informele wegen naar kennis, kunde en informatie. Kennismanagement dus.

Meestal heb je hiervoor een aantal officiële wegen, zoals werkinstructies, intranet, handboeken en opleidingen. Maar ja, zoals we allemaal weten, liggen die vaak te verstoffen op de (digitale) plank. De meeste mensen vragen liever een collega, zoeken het op in de mail of gebruiken Google of social media. Logisch, dat is immers snel en efficiënt en bovenal een stuk leuker dan een dik handboek doorspitten.

Maar blijkbaar ook eng

Helaas zijn veel bedrijven niet zo dol op dergelijke olifantenpaadjes. Met een beetje geluk worden ze getolereerd onder het mom van: vooruit dan maar, we kunnen het toch niet tegenhouden. Ik vind dat vreemd. Waarom zou je wegen die efficiënt en gewild zijn niet omarmen?

Ik heb eens om me heen gevraagd waarom dat zo is. Waarom mensen niet zelf mogen bepalen waar ze de informatie vandaan halen die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Het antwoord blijkt simpel: angst. Het verzet tegen olifantenpaadjes komt vaak voort uit angst. Angst dat de gevonden informatie niet klopt. Angst dat computers vervuild raken met virussen. Angst dat de regels worden overschreden, dat iedereen wat anders doet. Angst om de controle te verliezen.

Zo pluk je de voordelen van olifantenpaadjes

Het wordt hoog tijd dat we deze angst loslaten, olifantenpaadjes omarmen en er juist de vruchten van plukken. Het is zonde om het niet te doen. Stel jezelf de vraag waarom iemand een bepaald paadje (een bepaalde bron) niet zou mogen gebruiken. Wat zijn de risico’s, wat zou er mis kunnen gaan? Bedenk vervolgens hoe je deze angst weg kunt nemen.

Stel dat je bang bent dat iemand iets opzoekt op internet en de klant vervolgens een verkeerd advies geeft. Bijvoorbeeld omdat de gevonden informatie niet klopte of verkeerd geïnterpreteerd werd. In plaats van deze bronnen te verbieden en zo proberen te voorkomen dat iemand onjuiste informatie kan vinden, lijkt het mij efficiënter mensen te leren informatie en bronnen te beoordelen. Kritisch te zijn. Je vangt dan twee vliegen in één klap. Ten eerste kun je de enorme hoeveelheid kennis en kunde op internet gebruiken, waardoor je al gauw duizenden euro’s per jaar aan documentatie- en opleidingskosten bespaart. Ten tweede laat je mensen hun eigen optimale weg kiezen, waardoor zoekprocessen efficiënter worden.

Olifantenpaadjes veranderen continu

Informatiebronnen, werkzaamheden en mensen veranderen. Kennismanagement is dan ook een continu proces en niet iets dat je één keer inricht en waar je vervolgens niet meer naar om hoeft te kijken. Er zullen dan ook telkens nieuwe olifantenpaadjes ontstaan. Wees hier alert op, ze geven je veel inzicht in menselijk gedrag en de kwaliteit van je kennismanagementprocessen.

Gevaarlijke olifantenpaadjes

Kijk, er zijn natuurlijk situaties waarin olifantenpaadjes gevaarlijk kunnen zijn. Ik werk veel in de techniek, in fabrieken. Daar zijn sommige mensen meester in het omzeilen van veiligheidsvoorzieningen en kom je de meest creatieve ‘oplossingen’ tegen om toch vooral niet met die lastige veiligheidsbeperkingen te maken te hebben. Het omarmen van dergelijke olifantenpaadjes is dan misschien niet de beste optie.

Maar ze zijn wel een signaal, ze geven bepaalde onvrede aan. Is er iets mis met de huidige inrichting of werkwijze, kan dat misschien efficiënter? Is er iets mis met de moraal of veiligheidsbewustzijn? Kijk bij olifantenpaadjes dus verder dan je neus lang is, leer ervan.

Conclusie

Omarm olifantenpaadjes en pluk er de vruchten van. Ze zijn vaak gewild en efficiënt, dat moet je als bedrijf toch als muziek in de oren klinken?

Wat vind jij?

Maak jij veel gebruik van olifantenpaadjes in je werk? Denk je ook dat we kennismanagement kunnen verbeteren door olifantenpaadjes te omarmen? Laat me weten wat je vindt!

Duurzame opleidingen door 2-traps leerdoelen

Getekend verslag_klein

Afgelopen week heb ik een presentatie over duurzaam opleiden gegeven op het NetOO symposium. Het symposium stond in het teken van nieuwe vormen van leren, trends in leren. Onderwerpen die de revue passeerden waren onder meer informeel leren, 70-20-10, boerenverstand en dus duurzaam opleiden. Hierboven het prachtige getekende verslag dat kunstenaars van het symposium hebben gemaakt.

Het was mijn eerste echte presentatie over duurzaam opleiden, dus ik vond het enorm spannend. Met de Nachtwacht onder de ene arm en mijn veiligheidsschoenen onder de andere stapte ik het podium op. In 10 minuten gaf ik mijn kijk op duurzaam opleiden en het ging super. Wat is dat leuk om te doen, mensen inspireren. De reacties waren overweldigend. Veel lovende kritieken en interessante vragen. Ik was best een beetje trots op mezelf.

Op veler verzoek heb ik besloten de tekst van mijn presentatie online te zetten. Je kunt de tekst hier downloaden. Twee onderdelen sprongen er afgelopen vrijdag uit wat betreft reacties en vragen. Ik stip ze hieronder kort aan en licht ze toe. 

Iets onthouden en blijven onthouden is duur

Als je een opleiding maakt of inkoopt, dan letten mensen vooral op de inhoud. Wat je allemaal leert in de opleiding. Tja, de inhoud is natuurlijk ook belangrijk. Je wilt immers geen tijd en geld steken in iets dat voor jou niet relevant is. Echter, waar het eigenlijk om gaat is wat er blijft hangen van een opleiding. Het gaat er niet om dat je iets weet of kunt na een opleiding. Het gaat erom dat je het weet of kunt op het moment dat je het nodig hebt.

Het kost veel tijd en geld om iets te onthouden en te blijven onthouden. Dat gaat nu eenmaal niet vanzelf. Wees daarom kritisch met het bepalen wat iemand echt uit het hoofd moet weten en wat iemand ook best kan opzoeken of navragen. Als iemand iets eigenlijk net zo goed (of beter) kan opzoeken, dan is het wellicht zinvoller te investeren in een goed kennissysteem en mensen hiermee te leren werken. Scheelt een hoop opleidingstijd.

Maak andere leerdoelen

Een tweede onderwerp dat voor veel reacties zorgde, was het anders formuleren van leerdoelen. Leerdoelen hebben vaak de vorm van ‘Aan het einde van deze opleiding kunt of weet u…” en dan volgt een waslijst met wat je allemaal moet weten en kunnen. Dat is eigenlijk vreemd. Het gaat er immers helemaal niet om dat je iets weet of kunt aan het einde van de opleiding. Het gaat erom dat je het weet of kunt op het moment dat je het nodig hebt.

Ik vind dat het tijd wordt voor andere leerdoelen. Voor leerdoelen die opleidingen opleveren die wel aansluiten bij de praktijk. Ik werk zelf vaak met 2-traps leerdoelen. De eerste trap omvat hierbij WAT iemand straks moet kunnen en heeft de vorm van een taak. In de tweede trap geef je aan HOE hij aan de kennis en kunde komt die hij hiervoor nodig heeft. Moet hij het uit zijn hoofd weten, zorg er dan voor dat hij het inderdaad weet op het moment dat het nodig is. Moet hij het kunnen opzoeken of navragen, zorg er dan voor dat hij het snel genoeg kan vinden en juist interpreteert.

Door leerdoelen op deze manier te formuleren sluit je goed aan bij de de praktijk. In het werk zijn weten en zoeken immers ook nauw met elkaar verbonden. Het is niet meer dan logisch dat opleidingen hierbij aansluiten.

Wat vind jij?

Herken je je in de genoemde punten? Kun je de tips toepassen in de praktijk? Mis je bepaalde informatie of loop je tegen dingen aan? Ik ben benieuwd naar je reactie!