Zo weet je of een opleiding zinvol is

PuzzelEen tijdje terug sprak ik met Frank, een controller bij een goedlopend uitzendbureau in het oosten van het land. Hij vertelde:

“Bij een aantal administrateurs miste ik kennis over loonadministratie. Daarom heb ik ze op cursus Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL) gestuurd. En na afloop wisten ze inderdaad meer over loonadministratie. Nu las ik jouw blog en vroeg me af wat ik had kunnen doen om meer uit deze cursus te halen. Vooral voorafgaand aan de cursus, het voortraject of pre-up zoals je dat noemt. “

Kijk, dat vind ik nu een leuke vraag. Wat kun je als manager al voorafgaand aan een opleiding doen om een opleiding meer effect te laten hebben? Met andere woorden: hoe geef je het voortraject van een (ingekochte) opleiding vorm, zodat je zoveel mogelijk uit de opleiding haalt?

1. Bepaal het einddoel

De opleiding is niet het einddoel, het is slechts een middel om het einddoel te bereiken. Dat betekent dus ook dat een opleiding pas is geslaagd, als het einddoel is bereikt. Zorg er dus voor dat je weet wat het einddoel is: wat wil je met de opleiding bereiken?

Neem de situatie van Frank, zoals hierboven geschetst.

Welke taken van de administrateurs wil Frank verbeteren door de cursus PDL? Beschrijf deze taken zo concreet en meetbaar mogelijk, je wilt immers kunnen checken of het doel behaald is. Het einddoel zou dan bijvoorbeeld kunnen zijn:

 

De cursus zorgt ervoor dat de administrateurs op het gewenste moment…

  • medewerkers kunnen indelen in de juiste loonschaal
  • loongegevens kunnen invoeren in Exact
  • veelgestelde vragen van medewerkers kunnen beantwoorden

2. Bekijk de opleiding kritisch

Als je weet wat het einddoel is, dan kun je kijken in welke mate de opleiding bijdraagt aan dit einddoel. Als je een opleiding volgt om een website in WordPress te kunnen maken en beheren, kun je dat straks dan inderdaad? Leer je inderdaad werken met WordPress of werken ze in de opleiding met een ander cms? Wees kritisch. Je steekt straks tijd en geld in de opleiding, dan wil je uiteraard ook dat deze zich terugbetaalt.

Met het einddoel in de hand, checkt Frank onder andere checken of de administrateurs in deze cursus de benodigde loongegevens leren invullen en of ze dit leren in Exact. Verder brengt Frank de veelgestelde vragen in kaart, die de administrateurs straks moeten kunnen beantwoorden en checkt of ze deze vragen inderdaad leren beantwoorden.

Op deze manier krijg je een helder overzicht wat je wel en niet gaat leren in de opleiding en welke aanvullende acties eventueel nodig zijn. Je ziet ook direct wanneer een training nauwelijks bijdraagt aan de gewenste einddoelen, zodat je misschien beter op zoek kunt naar een alternatief.

Tip: Hoe goed iemand anders de opleiding ook vindt, het betekent niet automatisch dat dit ook voor jou de beste opleiding is!

3. Check de follow-up die de opleiding biedt

Een opleiding houdt niet op bij het trainingsmoment zelf. Je wilt immers dat de medewerkers straks in hun werk bepaalde taken (beter) kunnen uitvoeren door wat ze in de opleiding hebben geleerd. Tussen het trainingsmoment en de toepassing van het geleerde zit echter tijd, vaak al gauw enkele weken of maanden. Daarbij moet het geleerde vaak vertaald worden naar de praktijk.

Voor dit alles is een goede follow-up onmisbaar. Biedt de opleiding dit? Of houdt het op bij het trainingsmoment of de eindtoets? Let bijvoorbeeld op:

  • Biedt de opleiding een goed naslagwerk (gericht op vinden)?
  • Biedt de opleiding methoden om kennis paraat te krijgen en/of te houden?
  • Zijn er onderhoudstrainingen of terugkomdagen?
  • Is de trainer (op het gewenste moment) bereikbaar voor vragen?

Frank ziet bijvoorbeeld dat de cursus een trainingsmap met theorie en opdrachten biedt, die de administrateurs mee naar huis krijgen. Ze kunnen deze map gebruiken als naslagwerk. Als Frank deze map echter wat beter bekijkt, ziet hij dat het een echte instructiemap is: gericht op uitleg en oefenen. De map is duidelijk niet bedoeld als naslagwerk en niet handig om snel dingen in op te zoeken. Verder biedt de training geen follow-up, alleen een diploma.

4. Bepaal aanvullende acties

Op basis van het voorgaande weet je in welke mate de gekozen opleiding bijdraagt aan je einddoel. Je kunt nu dus zien welke aanvullende acties nodig zijn om het einddoel te halen. Denk hierbij aan het toevoegen van leerinhoud dat niet in de opleiding aan de orde komt of het weglaten van niet relevante inhoud (in overleg met de opleider). Of het maken van een naslagwerk, het opzetten van discussiegroepen of het aanschaffen van een app om het geleerde paraat te krijgen en/of te houden.

Stel dat Frank ziet dat de cursus PDL niet werkt met Exact. Dat betekent dat de medewerkers dus zelf moeten bedenken hoe ze het geleerde in Exact moeten toepassen. Hierin kan Frank als manager een belangrijke rol spelen.

 


Hij kan bijvoorbeeld in de cursus een case hierover laten opnemen, een werkinstructie laten maken of een aanvullende training laten verzorgen.

Verder kan hij een goed naslagwerk laten ontwikkelen, zodat het geleerde niet vergeten wordt en gemakkelijk toe te passen is. Bijkomend voordeel hiervan is dat ook andere medewerkers hiervan kunnen profiteren.

 


Hij besluit hiervan een calculatie te maken, zodat hij de benodigde aanvullende acties mee kan nemen in de besluitvorming. 

5. Trek je eindconclusie

Als je weet welke aanvullende acties nog nodig zijn om het einddoel te behalen, dan kun je dit meenemen in het opleidingsplan en het opleidingsbudget. Zonder deze acties kun je je afvragen of het wel zinvol is in de opleiding te investeren.

Frank concludeert dat de cursus PDL, met de aanvullende acties mooi binnen het budget passen. Bovendien is hij met de opleider overeengekomen dat zijn medewerkers in plaats van de bestaande opdrachten, maatwerkopdrachten kunnen maken. In deze opdrachten wil jij het ‘gat’ naar Exact opvullen, zodat er geen aanvullende training of documentatie nodig is. Frank besluit te investeren in de cursus en zet de aanvullende acties in werking.

Conclusie

Als je een opleiding hebt gekozen voor jezelf of voor je medewerkers, leun dan niet achterover tot de opleiding klaar is. Juist voorafgaand aan een opleiding kun je een hoop doen om het effect van de opleiding te vergoten. Bepaal het einddoel van de opleiding, check in welke mate de opleiding bijdraagt aan dat einddoel en bepaal eventueel aanvullende acties. Op basis hiervan kun je onderbouwd bepalen of de opleiding een zinvolle investering is.

Wat vind jij?

Wat doe jij voorafgaand aan een opleiding om meer uit de opleiding te halen? Kijk je kritisch of de opleiding bijdraagt aan het einddoel? Of ga je eigenlijk klakkeloos af op de positieve verhalen van de opleider of een collega? Ik ben benieuwd naar je mening!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *